No empieces cambiando la fuente de manera aislada. Primero identifica qué documento debes entregar y qué norma tiene prioridad. APA distingue el trabajo estudiantil del manuscrito profesional, mientras que una universidad puede exigir una portada, un tamaño de papel o una numeración propios.
- Lee la pauta institucional: comprueba papel, márgenes, portada, páginas preliminares, numeración y estructura.
- Identifica el tipo de trabajo: un ensayo de asignatura, una tesis y un artículo para revista pueden compartir citas APA, pero no necesariamente la misma presentación.
- Confirma tu versión de Word: los nombres y la ubicación de algunos menús varían entre Word para Windows, macOS y la versión web.
- Guarda una copia: si el documento ya está avanzado, duplica el archivo antes de modificar estilos y saltos de sección.
El modelo APA utiliza papel Carta, pero algunas universidades chilenas exigen A4. Esa adaptación no transforma el sistema de citación: solo reemplaza una regla de presentación. Si la pauta institucional y APA difieren, registra la decisión siguiendo la guía para adaptar una tesis a los requisitos de la universidad.
Configuración básica del formato APA 7 en Word
Esta tabla resume el modelo general para un trabajo estudiantil. No la uses para anular instrucciones expresas de tu carrera o profesor.
| Elemento | Configuración APA 7 | Ruta habitual en Word |
|---|---|---|
| Papel | Carta en el modelo APA; A4 si lo exige la institución. | Disposición > Tamaño |
| Márgenes | 2,54 cm en los cuatro lados. | Disposición > Márgenes > Márgenes personalizados |
| Fuente | Una fuente legible admitida, aplicada de forma consistente. | Inicio > Fuente |
| Alineación | Izquierda; el margen derecho queda irregular. | Inicio > Párrafo > Alinear a la izquierda |
| Interlineado | Doble, sin espacio añadido antes ni después del párrafo. | Inicio > Párrafo > Opciones de interlineado |
| Sangría del cuerpo | Primera línea de 1,27 cm. | Párrafo > Sangría > Especial: Primera línea |
| Paginación | Número en el extremo superior derecho desde la portada. | Insertar > Número de página |
| Lista final | Sangría francesa de 1,27 cm e interlineado doble. | Párrafo > Sangría > Especial: Francesa |
Qué fuente elegir
APA 7 admite varias alternativas, entre ellas Calibri 11, Arial 11, Lucida Sans Unicode 10, Times New Roman 12, Georgia 11 y Computer Modern 10. La regla práctica es elegir una opción legible y conservarla de manera consistente. Si la universidad ordena usar una tipografía concreta, esa indicación resuelve la elección.
Las figuras, los fragmentos de código y las notas pueden requerir tratamientos específicos. Evita mezclar fuentes porque pegaste texto desde un PDF o una página web: usa Pegar solo texto y aplica el estilo del documento.
Cómo poner normas APA 7 en Word paso a paso
1. Selecciona el documento correctamente
En Windows, el atajo para seleccionar todo es Ctrl + A; en macOS, Command + A. No uses Ctrl + E: en Word en español ese atajo centra el párrafo. Si aún no escribiste, configura el estilo Normal antes de comenzar para que el formato se aplique al texto nuevo.
2. Define el tamaño de página
Abre Disposición > Tamaño y elige Carta o A4 según la pauta que debas seguir. Revisa este ajuste antes de fijar tablas, imágenes o saltos, porque cambiar el papel al final puede alterar la paginación.
3. Configura los márgenes
Ve a Disposición > Márgenes > Márgenes personalizados. Escribe 2,54 cm en Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Comprueba que la configuración se aplique a todo el documento. Si tu tesis utiliza un margen mayor para encuadernación, no lo agregues por intuición: usa el valor que indique el reglamento.
4. Aplica fuente y tamaño
En Inicio > Fuente, elige la combinación admitida o la exigida por la institución. Después, abre el panel de Estilos, haz clic derecho sobre Normal y selecciona Modificar. Así evitarás corregir cada párrafo por separado.
5. Ajusta alineación, interlineado y espaciado
Abre el cuadro de diálogo Párrafo desde la flecha situada en la esquina del grupo Párrafo. Configura:
- Alineación: Izquierda.
- Sangría izquierda y derecha: 0 cm.
- Especial: Primera línea, 1,27 cm.
- Espaciado anterior: 0 pt.
- Espaciado posterior: 0 pt.
- Interlineado: Doble.
- Casilla “No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo”: úsala solo si tu configuración mantiene efectivamente 0 pt antes y después.
APA no pide justificar el cuerpo a ambos márgenes. El texto alineado a la izquierda conserva un borde derecho irregular y evita separaciones forzadas entre palabras.
6. Usa saltos, no filas de Enter
Para comenzar una sección en una página nueva, elige Insertar > Salto de página o presiona Ctrl + Enter. No pulses Enter repetidamente: cualquier corrección anterior desplazará el contenido. Reserva los saltos de sección para cambios reales de encabezado, orientación o numeración.
7. Activa las marcas de formato
En Inicio > Mostrar todo (¶) podrás ver tabulaciones, espacios, saltos de página y párrafos vacíos. Esta revisión detecta problemas invisibles que suelen producir sangrías desiguales, títulos aislados o páginas en blanco.
Cómo configurar portada, paginación y encabezado
Portada de un trabajo estudiantil
El modelo estudiantil de APA incluye título del trabajo, autor, afiliación académica, curso, profesor y fecha de entrega. El título se escribe en negrita y el bloque se centra horizontalmente. Sin embargo, una tesis suele utilizar la portada oficial de la universidad, con campos, logos y orden propios.
No construyas la portada con cuadros de texto flotantes si no son necesarios: pueden moverse al abrir el archivo en otro equipo. Es más estable trabajar con párrafos, espaciado y saltos controlados. Si tu pauta entrega una plantilla institucional, parte de ella y conserva sus campos obligatorios.
Número de página
- Ve a Insertar > Número de página.
- Selecciona la parte superior y una opción alineada a la derecha.
- Comprueba que la portada muestre el número 1 en el modelo APA estudiantil.
- Cierra el encabezado y revisa varias páginas, no solo la primera.
Un trabajo estudiantil normalmente lleva solo el número. Un manuscrito profesional incluye además un título abreviado en el encabezado. Si la universidad exige preliminares con números romanos y el cuerpo con números arábigos, utiliza saltos de sección y desvincula los encabezados antes de cambiar el formato. Esa es una adaptación institucional, no la numeración base del modelo APA.
Cómo crear estilos de títulos APA en Word
Los títulos no deben formatearse uno por uno. Los estilos de Word mantienen la jerarquía, facilitan la navegación y permiten actualizar todos los encabezados de un nivel. También ayudan a generar una tabla de contenido cuando la universidad la solicita; APA no exige un índice en todos los documentos.
| Nivel APA | Formato | Estilo de Word sugerido |
|---|---|---|
| 1 | Centrado, negrita, mayúsculas y minúsculas de título. El texto comienza en otro párrafo. | Título 1 |
| 2 | Alineado a la izquierda, negrita. El texto comienza en otro párrafo. | Título 2 |
| 3 | Alineado a la izquierda, negrita y cursiva. El texto comienza en otro párrafo. | Título 3 |
| 4 | Sangría, negrita y punto final. El texto continúa en la misma línea. | Estilo personalizado |
| 5 | Sangría, negrita, cursiva y punto final. El texto continúa en la misma línea. | Estilo personalizado |
Para modificar un estilo, ve a Inicio > Estilos, haz clic derecho en el nivel y elige Modificar. Ajusta fuente, alineación y párrafo. Desactiva cambios automáticos no deseados y usa Mantener con el siguiente para reducir títulos huérfanos al final de una página.
APA no numera los encabezados por defecto. Si tu facultad exige 1, 1.1 y 1.1.1, configura una lista multinivel vinculada a los estilos; no escribas los números manualmente. Para la estructura académica de capítulos, consulta cómo hacer una tesis paso a paso.
Cómo gestionar citas y Referencias APA en Word
Word puede almacenar fuentes, insertar citas y generar una lista bibliográfica. Es una ayuda de edición, no un validador académico. El resultado depende de la versión del programa, del estilo disponible y de la calidad de los datos ingresados.
Agregar una fuente y una cita
- Abre Referencias > Estilo y comprueba si tu versión ofrece APA 7.
- Coloca el cursor donde debe ir la cita.
- Selecciona Insertar cita > Agregar nueva fuente.
- Elige el tipo de fuente y completa los campos con el documento original a la vista.
- Para una cita textual, edita la cita e incorpora la página o el localizador correspondiente.
Si Word solicita un dato que APA 7 ya no muestra, como la ciudad de la editorial, el campo puede permanecer en su base interna, pero no debería aparecer en la referencia final APA 7. Verifica también autorías corporativas, mayúsculas, DOI, fechas incompletas y páginas de artículos.
La herramienta no decide si debes parafrasear, usar una cita narrativa o presentar una cita en bloque. Esas decisiones se explican en la guía de citas APA en el texto. Para fuentes con particularidades, utiliza los spokes sobre cómo citar una tesis y cómo citar entrevistas en APA.
Generar la lista de Referencias
- Inserta un salto de página al final del texto.
- Escribe Referencias como encabezado centrado y en negrita.
- Ve a Referencias > Bibliografía e inserta la lista.
- Actualiza el campo si agregas o eliminas citas.
- Comprueba que cada cita tenga una entrada y que cada entrada se cite en el texto.
No asumas que la salida es “perfecta”. Revisa cada referencia contra el tipo de fuente y corrige datos ausentes, duplicados o mal capitalizados. La guía de bibliografía y lista de Referencias APA desarrolla el orden, los componentes y los errores que Word no puede resolver.
Aplicar sangría francesa
Selecciona únicamente las referencias. Abre Inicio > Párrafo y, en Sangría, elige Especial: Francesa con 1,27 cm. Mantén interlineado doble y 0 pt antes y después. No insertes tabulaciones ni espacios al comienzo de las líneas: la sangría debe ser una propiedad del párrafo.
Configurar una cita en bloque
Una cita de 40 palabras o más se presenta como bloque independiente, sin comillas, con sangría izquierda de 1,27 cm y doble espacio. Crea un estilo específico para no modificar el estilo Normal. La referencia parentética se coloca según las reglas de citación; Word solo aplica la presentación que tú definas.
Tablas, figuras e índices en Word
Las tablas y figuras no se corrigen seleccionando todo el documento. Necesitan numeración, título, notas y tratamiento tipográfico propios. Word puede insertar títulos y referencias cruzadas, pero debes comprobar la presentación. La guía sobre tablas según APA 7 desarrolla esta subintención.
Si la universidad exige un índice, genera la tabla de contenido desde los estilos: Referencias > Tabla de contenido. Actualízala antes de exportar el PDF. No incluyas manualmente los números de página, porque cambiarán con cada edición.
Cómo guardar una plantilla APA 7 en Word
Cuando hayas validado página, estilos, encabezados y secciones, guarda una copia limpia como plantilla:
- Elimina textos, nombres, comentarios y datos personales del modelo.
- Conserva estilos, portada estructural, encabezados y saltos necesarios.
- Ve a Archivo > Guardar como y elige Plantilla de Word (.dotx) si tu versión lo permite.
- Identifica en el nombre la institución, el programa y la fecha de la pauta.
- Revísala cuando la universidad o APA actualicen sus instrucciones.
Una plantilla descargada de internet puede corresponder a APA 6, a un manuscrito profesional o a otra universidad. Verifica siempre sus reglas antes de reutilizarla.
Errores frecuentes al configurar APA en Word
| Error | Por qué ocurre | Cómo corregirlo |
|---|---|---|
| Usar Ctrl + E para seleccionar todo | Se confunde el atajo con otros programas. | Usa Ctrl + A en Windows o Command + A en Mac. |
| Justificar el cuerpo | Se adopta una pauta editorial ajena a APA. | Alinea a la izquierda, salvo exigencia institucional explícita. |
| Aplicar sangría con Tab o espacios | El formato se ajusta visualmente línea por línea. | Configura Primera línea o Francesa desde Párrafo. |
| Crear páginas con Enter | No se utilizan saltos de página. | Inserta un salto para mantener estable la estructura. |
| Aceptar la bibliografía automática sin revisión | Se confunde automatización con validación. | Contrasta cada salida con la fuente y la regla aplicable. |
| Mezclar Carta y A4 | Se copia contenido entre archivos con secciones distintas. | Revisa Tamaño y “Aplicar a” en cada sección. |
| Formatear títulos manualmente | No se utilizan estilos. | Vincula cada nivel a un estilo de Word. |
| Confundir bibliografía y Referencias | Word ofrece rótulos genéricos. | Incluye las fuentes citadas bajo el título “Referencias”. |
Checklist final antes de entregar el archivo
- El papel coincide con la pauta institucional: Carta o A4.
- Los cuatro márgenes miden 2,54 cm o la adaptación documentada.
- La fuente es legible, admitida y consistente.
- El cuerpo está alineado a la izquierda, no justificado.
- El interlineado es doble y no hay espacio adicional entre párrafos.
- Los párrafos del cuerpo tienen primera línea de 1,27 cm.
- Los títulos utilizan estilos y respetan la jerarquía.
- La portada y el encabezado corresponden al tipo de trabajo.
- La paginación funciona en todas las secciones.
- Las citas en bloque y la lista final usan sangrías configuradas, no tabulaciones.
- Cada cita coincide con una referencia y viceversa.
- Las referencias generadas por Word fueron revisadas una por una.
- La tabla de contenido y los campos se actualizaron.
- El archivo se revisó en PDF para detectar saltos o desplazamientos.
Esta configuración resuelve la presentación técnica, pero no reemplaza la revisión de las citas ni de las fuentes. Utiliza Word como sistema de estilos y apoyo editorial, y conserva la guía de tu universidad como criterio de entrega.
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Configurador guiado APA 7 para Word
Selecciona tu entorno y el tipo de trabajo. Obtendrás una ruta de configuración para aplicar en Word; el recurso no modifica ni valida tu archivo y no reemplaza la pauta de tu universidad.
Tu ruta de configuración
Resultado orientativo. Contrasta tamaño de papel, portada, numeración, índices y márgenes de encuadernación con la pauta vigente de tu institución.
Resumen rápido
Pregunta: ¿Cómo configurar APA 7 en Word rápidamente?
Respuesta: En Disposición, selecciona el papel exigido y márgenes de 2,54 cm. En Inicio, aplica una fuente admitida y abre Párrafo para elegir alineación izquierda, interlineado doble, 0 pt antes y después, y primera línea de 1,27 cm. Inserta el número de página arriba a la derecha, usa estilos para los títulos y aplica sangría francesa de 1,27 cm a Referencias. Antes de entregar, verifica la pauta universitaria y revisa manualmente las citas que genere Word.
Fuentes citadas / Referencias
Preguntas Frecuentes
Configura el papel indicado por tu institución, márgenes de 2,54 cm, una fuente admitida, alineación a la izquierda, interlineado doble sin espacio adicional y sangría de primera línea de 1,27 cm. Después ajusta portada, número de página, estilos de títulos y sangría francesa de la lista de Referencias.
Selecciona el texto, abre Inicio, Párrafo, Opciones de interlineado y elige Doble. En el mismo cuadro, fija el espaciado Anterior y Posterior en 0 pt. No añadas párrafos vacíos para separar bloques.
No en el modelo general de APA 7. El cuerpo se alinea a la izquierda y conserva el margen derecho irregular. Solo justifica el texto si una pauta institucional lo exige expresamente como adaptación.
Selecciona la lista, abre Inicio > Párrafo y, en Sangría, elige Especial: Francesa con 1,27 cm. Mantén interlineado doble y 0 pt antes y después; no uses Tab ni espacios para desplazar las líneas.
Word puede insertar citas y generar una lista, pero no garantiza que cada referencia sea correcta. La salida depende de la versión del estilo y de los metadatos ingresados, por lo que debes revisar autores, fechas, títulos, DOI, mayúsculas y correspondencia entre citas y Referencias.
